Gestionar y controlar más eficazmente los participantes y obtener resultados mensurables para obtener conocimiento sobre lo que sucede durante los eventos

La gestión de participantes y espacios en los eventos corporativos – Corporate & Brand Events – se beneficia de la innovación tecnológica y las nuevas tecnologías de identificación que permiten mejorar la experiencia del participante. Esto se debe a la eliminación de los momentos menos agradables, como el tiempo de espera en las colas, pero también a la capacidad de entregar un conjunto de datos estructurados importantes que permiten a los organizadores del evento evaluar el éxito de su evento y agregar mejoras después de cada edición.

La plataforma beamian proporciona a los gestores de eventos una herramienta para gestionar a todos los participantes: esto incluye el registro en el evento, el envío de correos electrónicos a todos los asistentes, el control de asistencia, la gestión de espacio y actividades, la emisión de certificados de asistencia y el envío de encuestas de satisfacción, entre otras funciones.

El 13º Congreso de las Farmacias, celebrado este año en el Centro de Congresos de Lisboa, contó con miles de profesionales farmacéuticos, todos ellos identificados con smartbadges para una gestión y control más eficaces del área de registro y del acceso a varias sesiones y conferencias.

Además de controlar y ver el número de participantes por área/sesión en tiempo real, también es posible restringir el acceso y, por lo tanto, limitar el número de asientos disponibles en ciertas áreas cuando se trata de sesiones exclusivas.

La semana pasada, beamian fue socio tecnológico en el Bootcamp Marketing Digital, organizado por la Cámara de Comercio e Industria de Portugal (CCIP), con un sistema automático para el registro (cómo optimizar su check-in), la acreditación inteligente y el control de acceso de los participantes en las diferentes sesiones paralelas, lo que permitió a los organizadores maximizar la gestión del espacio.

Esta asociación se tradujo en la evidente modernización del proceso de check-in de nuestro evento, en la agilización de la información prestada a los participantes y en la recogida de datos estructurados para análisis futuros.

Alexandra RochaMarketing & Comunicación, CCIP

Los organizadores tienen en sus manos una herramienta única para administrar a los participantes, de una manera que no es intrusiva para su experiencia: ¡el uso de identificadores físicos que se extienden como parte de la experiencia! El identificador físico puede ser una pulsera, una insignia, una tarjeta o cualquier elemento que mejor se adapte a un evento en particular, y con el cual los participantes pueden registrar sus interacciones.

Registrar interacciones significa, en otras palabras, que los organizadores pueden acceder en tiempo real al número de registros que ya se han realizado, al número de asistentes a conferencias o sesiones, al número de contactos compartidos, y otras interacciones que se registran electrónicamente a través del smartbadge. Todas estas interacciones se recopilan a través del sistema beamian para que, después del evento, el organizador comprenda mejor el alcance y el rendimiento de ese evento en particular.

Las encuestas de satisfacción con respecto a la experiencia de los participantes son un ejemplo de una estrategia de recolección de datos que se puede implementar a través de la tecnología, no solo para eliminar el uso convencional del papel, sino también para simplificar la forma en que los participantes responden. En el evento Open Source organizado por Syone, los participantes completaron la encuesta de satisfacción de una manera más cómoda y divertida, accediendo al cuestionario a través de un código QR.

Hay un mundo de oportunidades que la tecnología - en particular la tecnología sin contacto - puede ofrecer a los organizadores de eventos para mejorar sus procesos de gestión y control, para innovar la experiencia de sus participantes y para recopilar un conjunto mucho más amplio de datos estructurados sobre todo lo que sucede en el espacio físico del evento. Estas soluciones son el futuro de cualquier organizador, ¡independientemente del tamaño del evento!

¡Hable con nosotros y descubra cómo innovar su evento!