La entrada de los participantes en un evento no necesita ser un momento donde las colas se prolongan durante mucho tiempo, originando participantes insatisfechos y organizadores preocupados y ansiosos.

La tecnología beamian les da a los organizadores de eventos la capacidad de gestionar y controlar diferentes fases de un evento, basada en la identificación de todos los participantes. Con un simple sistema de check-in para dispositivos móviles, las entradas se validan y los datos de registro de cada participante se asocian a su smartbadge (u otro objeto de identificación, como una pulsera, una tarjeta de visita del evento, etc.) .

La tecnología y la debida preparación del espacio y de la comunicación para el momento del check-in aumentan la eficacia y rapidez en el proceso de entrada de los participantes en el evento. ¿Cómo? Dejamos 7 consejos para mejorar la eficacia del check-in en los eventos, que pueden ser fácilmente implementados por la organización.

1) Pre-evento: un e-mail sobre el check-in

Es importante informar a los participantes sobre sobre el horario de check-in y cómo ocurrirá.

Una buena comunicación evita dudas sobre el inicio de su evento, y puede ser hecha a través del envío de un e-mail, pocos días o hasta horas antes del evento, con los detalles sobre la entrada en el evento.

Este e-mail puede contemplar el horario de apertura del check-in, su ubicación en el espacio del evento, y lo que es necesario presentar para efectuar el check-in, como por ejemplo un código QR de identificación del participante (enviado en el propio e-mail) o un billete.

Si hay una aplicación del evento, puede también en este e-mail recordar el participante para descargar la aplicación. Para aumentar la participación de sus visitantes, puede recompensar a aquellos que descarguen la aplicación en un determinado período de tiempo, con créditos de consumo en el evento u otro tipo de recompensa. ¡Su imaginación es el límite!

2) Personal: reunión informativa

Incluso si su evento utiliza tecnología de identificación para realizar el check-in, siempre será necesaria una presencia humana para asegurar este paso. Por eso, es fundamental preparar debidamente al personal, por ejemplo con una reunión informativa sobre el uso de la tecnología. La reunión presencial puede ser complementada con una demostración de la aplicación de check-in para que el equipo que va a comandar esta etapa gane familiaridad con la tecnología/aplicación.

Prepare también al personal en términos de comunicación. Esto significa estudiar el discurso a utilizar ante los participantes y saber responder a las dudas más frecuentes.

3) Espacio y comunicación

La comunicación y la señalética en el espacio del evento son muy importantes para situar a los participantes tan pronto como llegan al recinto, y también son útiles para indicar a los visitantes la ubicación del lugar del check-in.

Los mapas de orientación en las pantallas o en los carteles permiten al participante saber que «está aquí» y cuál es la ubicación de otros puntos de interés. También es importante señalar y comunicar la zona de check-in si hay colas distintas dependiendo de la categoría del billete. La debida comunicación y señalización de las colas aseguran la organización y ahorro de tiempo en la zona de check-in, orientando a los visitantes y evitando que esperen en las colas equivocadas.

4) Tecnología que acelera el check-in

La tecnología de identificación aumenta la seguridad y acelera el proceso de check-in en los eventos. ¿Cómo?

Los participantes ya inscritos en el evento (preferentemente online) sólo necesitan presentar su billete / código QR enviado por e-mail o decir su nombre en la zona de check-in. Las personas responsables de esta zona del evento validan los registros de los participantes a través de la app beamian para check-in y asocian cada participante a un smartbadge en pocos segundos.

La identificación de cada participante se realiza a través de un simple contacto del smartbadge (puede ser una credencial del evento con un pequeño chip) con el dispositivo móvil. Esta identificación elimina la falsificación de entradas.

Este tipo de check-in electrónico elimina el uso de papeles, acelera la entrada de los participantes y elimina la falsificación de entradas, al mismo tiempo que mejora la gestión y aumenta el control del número de entradas y salidas del evento, número de visitantes, tiempo de permanencia, etc.

5) Quioscos de check-in automático

Los quioscos de check-in automático, tal como su nombre indica, permiten a los participantes realizar su check-in sin la necesidad de dirigirse a las tradicionales colas de check-in.

Más quioscos de check-in automático significa más puntos de verificación y de registro de entradas además de los puntos tradicionales, lo que permite acelerar el ritmo de entradas en el evento y disminuir el crecimiento de otras colas de check-in con personal, ofreciendo al participante una forma de hágalo usted mismo.

6) Integrar los datos del check-in con la plataforma de gestión del evento

La plataforma de gestión de eventos – beamian – integra los datos de diferentes fases de un evento, desde el formulario online, generación de códigos de identificación, acreditación, check-in, consumos de alimentos/bebidas y control de accesos en diferentes espacios, hasta cuestionarios de evaluación y comunicación posterior al evento, entre otros procesos, evitando la necesidad de migrar datos entre diferentes sistemas.

La integración de los datos hace el proceso de check-in más eficaz porque permite:

  • Validar las entradas de los participantes ya registrados online a través de la lectura de códigos QR o búsqueda del nombre;
  • Imprimir etiquetas de identificación con el nombre del participante;
  • Asociar los datos de registro del participante a su badge;
  • Controlar entradas y salidas del evento.

Esta capacidad de integración de datos en un solo sistema permite sobre todo que el proceso de check-in en su evento sea más eficaz y seguro.

7) Datos posteriores al evento

Además de la ventaja de conocer en tiempo real el número de entradas y salidas del evento, el análisis de los datos del check-in y check-out después del evento puede ser importante para inferir informaciones generales sobre el evento y para apoyar futuras estrategias y decisiones.

El tiempo medio de permanencia de los visitantes, las horas de mayor flujo de entradas y salidas, el número de visitantes por día o por hora, entre otros datos, pueden ser utilizados para mejorar la organización de futuros eventos.

El tipo de datos a recopilar se puede adaptar a los objetivos específicos de cada organizador y estos datos se pueden extraer con la solución beamian en cualquier tipo de evento.

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