Gerir e controlar mais eficazmente os participantes e obter resultados mensuráveis para ganhar conhecimento sobre o que acontece durante os eventos

A gestão dos participantes e do espaço em Corporate & Brands Events beneficia da inovação tecnológica e das novas tecnologias de identificação que permitem melhorar a experiência do participante eliminando os momentos menos agradáveis, como por exemplo, o tempo de espera nas filas, mas também porque são capazes de entregar aos organizadores de eventos um conjunto de dados estruturados importantes para avaliar o sucesso do evento para a incrementação de melhorias evento após evento.

A plataforma beamian entrega aos responsáveis dos eventos uma ferramenta para gerir todos os participantes desde a inscrição no evento, o envio massivo de mensagens para os participantes, controlo de acessos e presenças, a gestão da lotação de espaços e atividades, a emissão de certificados de presença e o envio de questionários de satisfação, entre outras funcionalidades.

O 13º Congresso das Farmácias que aconteceu este ano no Centro de Congressos de Lisboa contou com milhares de profissionais da área, todos eles identificados com smartbadges para uma gestão e controlo mais eficazes na zona de check-in e no acesso a várias sessões e conferências.

Além do controlo e visualização do número de participantes por espaço/sessão em tempo real é possível também restringir o acesso e por isso limitar o número de vagas de determinados espaços quando se tratam de sessões exclusivas.

Na última semana, o beamian foi parceiro tecnológico no Bootcamp Marketing Digital organizado pela Câmara de Comércio e Indústria Portuguesa (CCIP), com um sistema automático de check-in, de acreditação inteligente e de controlo de acessos dos participantes nas diferentes sessões paralelas, que permitiram maximizar a gestão do espaço.

A parceria desenvolvida traduziu-se na evidente modernização do processo de check-in deste nosso evento, na agilização da informação prestada aos participantes e na recolha de dados estruturados para análises futuras.

Alexandra RochaMarketing & Comunicação, CCIP

Os organizadores têm nas suas mãos uma única ferramenta para gerir os participantes através da lógica não intrusiva da experiência: a utilização de identificadores físicos que se estendem como parte da experiência! O identificador físico pode ser uma pulseira, um badge, um cartão, na verdade o elemento que melhor se adaptar à experiência do evento, e com o qual os participantes estão aptos a registar as suas interações.

Registar interações significa, por outras palavras, que os organizadores conseguem a aceder em tempo real ao número de check-ins já efetuados, ao número de presenças em conferências ou sessões, ao número de partilhas de contactos, e outras interações que são registadas electronicamente através de um smartbadge. Todos estas interações são recolhidas através do sistema beamian para que o organizador após o evento conheça o alcance e o desempenho do evento.

Os questionários de satisfação da experiência do participante, são um exemplo de estratégia de recolha de dados, que pode ser implementada através de tecnologia para eliminar a convencional utilização de papel como para simplificar o momento de resposta dos participantes. No evento Open Source organizado pela Syone, os participantes realizaram o questionário de satisfação de uma forma bem mais cómoda e divertida, através do acesso ao questionário via qr code.

Há um mundo de oportunidades que a tecnologia, e nomeadamente, a tecnologia contactless pode oferecer aos organizadores de eventos para melhorar processos de gestão e controlo, para inovar a experiência dos seus participantes e para recolher um conjunto muito maior de dados estruturados sobre tudo o que acontece nos espaços físicos. Estas soluções desenham o futuro próximo de qualquer organizador independentemente da dimensão do evento!

Fale connosco e saiba como inovar o seu evento!