Gerir e controlar mais eficazmente os participantes e obter resultados mensuráveis para ganhar conhecimento sobre o que acontece durante os eventos

A gestão dos participantes e do espaço em Corporate & Brand Events beneficia da inovação tecnológica e das novas tecnologias de identificação que permitem melhorar a experiência do participante. Isto acontece graças à eliminação dos momentos menos agradáveis, como por exemplo, o tempo de espera nas filas, mas também devido à capacidade de entregar aos organizadores de eventos um conjunto de dados estruturados importantes para avaliar o sucesso do evento, ajudando a incrementação de melhorias após cada edição.

A plataforma beamian entrega aos responsáveis dos eventos uma ferramenta para gerir todos os participantes desde a inscrição no evento, o envio massivo de mensagens para os participantes, controlo de acessos e presenças, a gestão da lotação de espaços e atividades, a emissão de certificados de presença e o envio de questionários de satisfação, entre outras funcionalidades.

O 13º Congresso das Farmácias, que aconteceu este ano no Centro de Congressos de Lisboa, contou com milhares de profissionais da área, todos eles identificados com smartbadges para uma gestão e controlo mais eficazes na zona de check-in e no acesso a várias sessões e conferências.

Além do controlo e visualização do número de participantes por espaço/sessão em tempo real, é possível também restringir o acesso e por isso limitar o número de vagas de determinados espaços quando se tratam de sessões exclusivas.

Na última semana, o beamian foi parceiro tecnológico no Bootcamp Marketing Digital organizado pela Câmara de Comércio e Indústria Portuguesa (CCIP), com um sistema automático de check-in (veja como otimizar o seu check-in), de acreditação inteligente e de controlo de acessos dos participantes nas diferentes sessões paralelas, que permitiu maximizar a gestão do espaço.

A parceria desenvolvida traduziu-se na evidente modernização do processo de check-in deste nosso evento, na agilização da informação prestada aos participantes e na recolha de dados estruturados para análises futuras.

Alexandra RochaMarketing & Comunicação, CCIP

Os organizadores têm nas suas mãos uma única ferramenta para gerir os participantes através da lógica não intrusiva da experiência: a utilização de identificadores físicos que se estendem como parte da experiência! O identificador físico pode ser uma pulseira, um badge, um cartão, na verdade o elemento que melhor se adaptar à experiência do evento, e com o qual os participantes estão aptos a registar as suas interações.

Registar interações significa, por outras palavras, que os organizadores conseguem aceder em tempo real ao número de check-ins já efetuados, ao número de presenças em conferências ou sessões, ao número de partilhas de contactos, e a outras interações que são registadas elctronicamente através de um smartbadge. Todos estas interações são recolhidas através do sistema beamian para que o organizador conheça, após o evento, o alcance e o desempenho do evento.

Os questionários de satisfação da experiência do participante são um exemplo de estratégia de recolha de dados que pode ser implementada através de tecnologia, não só para eliminar a convencional utilização de papel, como também para simplificar o momento de resposta dos participantes. No evento Open Source organizado pela Syone, os participantes realizaram o questionário de satisfação de uma forma bem mais cómoda e divertida, através do acesso ao questionário via QR code.

Há um mundo de oportunidades que a tecnologia - em particular a tecnologia contactless pode oferecer aos organizadores de eventos para melhorar processos de gestão e controlo, para inovar a experiência dos seus participantes e para recolher um conjunto muito maior de dados estruturados sobre tudo o que acontece nos espaços físicos. Estas soluções desenham o futuro próximo de qualquer organizador, independentemente da dimensão do evento!

Fale connosco e saiba como inovar o seu evento!