A indústria dos eventos, representada por mais de 26 milhões de profissionais em todo o mundo, está a enfrentar tempos difíceis devido à pandemia do novo coronavírus. Todos os eventos já enfrentaram, pelo menos, um episódio de cancelamento por causa da COVID-19. Desde regulamentações governamentais e de saúde pública restritivas até um clima geral de apreensão entre o público, são múltiplas as condicionantes que estão a levar ao cancelamento e ao adiamento generalizado de eventos. E é compreensível que os organizadores estejam a enfrentar adversidades, uma vez que têm que lidar com decisões de curto e longo prazo numa atmosfera de incerteza para o futuro.

Então, provavelmente devíamos refletir sobre algumas questões essenciais para minimizar este impacto. Assumindo que as medidas de distanciamento social podem durar algum tempo, qual poderá ser o próximo passo para o setor dos eventos? Quais são as principais motivações para dar continuidade ao negócio e evitar a ruptura da cadeia de distribuição? E qual poderá ser o papel dos fornecedores de serviços? Acreditamos que esta reflexão vai ter um papel importante na recuperação económica mundial da COVID-19, especialmente quando existe uma necessidade extrema dos organizadores de eventos contrabalançarem duas principais prioridades: assegurar coesão nas respostas em saúde e segurança a todas as partes envolvidas e, simultaneamente, cumprir com as obrigações financeiras – ou pelo menos restringir as perdas e os custos de empréstimos. 

Impulsionados pelo distanciamento social e temporariamente impedidos de atuarem com base na conexão humana, os organizadores de eventos devem repensar os seus eventos rumo ao digital. No curto espaço de tempo, prêve-se que o online tenha controlo exclusivo na organização e gestão de eventos. Atualmente, todos estão a apostar em webinars gratuitos e eventos do género, com o objetivo principal de manter um relacionamento com o público. Mas será que isso paga as contas? Em algum momento, este formato digital terá que ser pago. Não existem almoços grátis e isso leva-nos a outra questão pertinente. De que forma é que a consequente crise económica vai afetar a capacidade financeira das pessoas?

Mesmo quando as restrições de ajuntamento de pessoas decrescerem, um formato híbrido poderá ser o futuro dos eventos, uma vez que continua a ser iminente um certo clima de incerteza. Será que as pessoas vão estar receptivas a integrarem grupos lotados de pessoas depois de meses de isolamento social? O sucesso dos eventos no futuro pode ser facilmente diligenciado, basta imaginarmos pequenas reuniões de grupos locais (público presencial) que ao mesmo tempo são transmitidas para participantes remotos (público virtual), sem a necessidade destes viajarem ou estarem presentes pessoalmente. Provavelmente começaremos a ver algumas reuniões exclusivas para VIPs e eventos muito direcionados que lentamente se prevê que evoluam para eventos de médio porte. Neste contexto, a integração com a tecnologia é essencial para atingir públicos maiores no formato digital. A reposição da normalidade será gradual.

Se todos os eventos adiados avançarem efetivamente, como é que a ocorrência em massa de eventos em simultâneo vai afetar a disponibilidade dos fornecedores de serviços? Refletindo sobre esta questão, os organizadores de eventos podem igualmente minimizar este problema com recurso ao formato híbrido para a realização de eventos. Mas, assim como a tecnologia vai desempenhar um papel crucial na resolução de problemas de logística, promoção de interações digitais e redução de custos, além de ser sustentável para o ambiente, vai exigir uma infraestrutura mais forte. E é aqui que os fornecedores de serviços entram em ação – de facto, existe um crescimento crescente de novas plataformas tecnológicas conforme o setor avança no seu processo de adaptação à conjuntura atual. É altura de se pensar estrategicamente em potenciais parcerias com fornecedores de serviços cloud e em programas de parceiros tecnológicos capazes de oferecer soluções viáveis a nível global e/ou local.

Aprofundando o tema, é necessário estarmos cientes de que organizar um evento híbrido de sucesso vai implicar maior foco no ROI (Return on Investment) e uma reavaliação de soluções tecnológicas como o live streaming de vídeo, ferramentas de conversão e envolvimento de leads, controlo de acessos, venda avançada de bilhetes, integração on real-time com plataformas de transmissão de vídeo, soluções de interação ao vivo (pools), entre outras. A propósito, o seu evento está a partilhar contactos de forma digital?

Os organizadores de eventos também vão necessitar de reestruturar as suas medidas de segurança e privacidade nos contextos físico e digital, tendo em vista a sua integração.

Contudo, é necessário ter em mente que os eventos híbridos não substituem os eventos presenciais e não devem ser abordados como tal. O poder da conexão humana ainda é inestimável. Esta é a realidade com que nos deparamos hoje, mas temos que aceitar que nas próximas semanas o cenário pode mudar drasticamente. A capacidade de nos adaptarmos rapidamente nunca significou tanto quanto hoje.

Sinta-se à vontade em partilhar a sua experiência connosco.