La industria global de los eventos está representada por aproximadamente 26 millones de profesionales, los cuales están en la actualidad afrontando momentos muy difíciles debido a la pandemia del coronavirus. Todos han sufrido cancelaciones debido al COVID-19. Hay muchas causas que están llevando a la cancelación y postergación de eventos, desde regulaciones estrictas por parte de las autoridades sanitarias o gobierno, hasta el clima de aprensión hacia el contacto con otras personas. Es comprensible que los planificadores de eventos estén experimentando dificultades para tomar decisiones al corto y largo plazo con tantísima incertidumbre en el horizonte.

De tal forma sería importante reflexionar sobre algunas preguntas que se antojan significativas. Asumiendo que las medidas para limitar el público perduren por algún tiempo, ¿cuál podría ser el siguiente paso para la industria de los eventos? ¿Cuáles serían las motivaciones principales para mantener la continuidad del negocio y evitar una interferencia en la “cadena de distribución”? y ¿cuál va a ser el rol de los proveedores de servicio? Creemos que esta reflexión jugará un rol esencial en la recuperación de la economía después del COVID-19, especialmente cuando hay necesidad para los planificadores de eventos poner en la balanza dos prioridades: asegurar la seguridad y salud de todas las partes implicadas al mismo tiempo que se cumplen con obligaciones de orden financiero – o al menos se reducen las pérdidas y el endeudamiento.

Impulsados por la distancia social y un movimiento temporal en contra de la conexión entre personas, los planificadores de eventos tienen que repensar sus eventos en vivo hacia lo digital. En el corto plazo, lo online predominará en los eventos. Todo el mundo está organizando webinars gratuitos para mantener la relación con el cliente, pero ¿realmente nos ayudan a pagar las facturas?, en algún momento habrá que pagarlas. No existen los almuerzos, ni las cenas gratuitas y esto nos lleva a otra pregunta. ¿Cómo impactará la crisis económica generada a raíz del COVID-19 en nuestras finanzas?

Incluso cuando las restricciones se relajen, un formato híbrido de evento podría emerger, dado que la incertidumbre todavía se va a sentir en el aire. ¿Vamos a sentirnos las personas receptivas a estar en grandes grupos tan rápidamente después de meses de distanciamiento social? El éxito a futuro de los eventos puede adaptarse fácilmente si imaginamos pequeñas reuniones de grupos locales (público presencial), emitiendo a participantes en remoto (público en línea) sin la necesidad para estos de viajar o estar allí en persona. Empezaremos probablemente a ver pequeños eventos VIP y eventos muy enfocados que poco a poco evolucionarán a eventos de tamaño mediano con una fuerte integración tecnológica para alcanzar grandes audiencias. Volviendo a la normalidad de forma gradual.

Si todos los eventos que han sido postpuestos siguen adelante, ¿cómo va a impactar la concurrencia de tantos eventos en vivo a los proveedores de servicios? Reflexionando sobre esta pregunta, los planificadores de eventos pueden también minimizar el problema con eventos híbridos. La tecnología va a ayudar a solucionar problemas logísticos, promoviendo interacciones digitales y ayudando a ahorrar costos, al mismo tiempo que se es más amigable con el medioambiente, pero todo esto requerirá una infraestructura tecnológica más fuerte. Aquí es donde los proveedores de servicios entran en juego – de hecho, una gran cantidad de plataformas nuevas están apareciendo y creciendo rápidamente para adaptarse a un cambio tan abrupto. Será un momento clave para los proveedores de servicios en la nube, empresas tecnológicas de eventos y agencias de producción aliadas con las anteriores, que tengan capacidad para actuar globalmente y/o localmente.

Yendo al tema en mayor profundidad, montar un evento híbrido con éxito, implicará un mayor enfoque en el ROI y la reevaluación de soluciones de live streaming, captura y envolvimiento de leads, control de acceso, interacción, venta de entradas por anticipado, integración con plataformas de vídeo en línea, encuestas en vivo y otras. Por cierto, ¿su evento comparte contactos como de forma digital?

Los planificadores de eventos también tendrán que repensar sus medidas de seguridad tanto físicas como digitales.

Sin embargo, debemos saber guardar las distancias, los eventos en vivo no deberían ser comparados de igual a igual con otros tipos de eventos. El poder de la conexión humana no tiene comparación. Aunque tengamos que aceptar que en las próximas semanas el panorama pueda ser distinto. La disposición a adaptarse rápido nunca había significado tanto como ahora.

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